Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Parteien und Geltung

Verantwortlicher ist die Person oder Organisation, die für den im AlpacaKeep-Konto bezeichneten Betrieb verantwortlich ist (Kunde). Auftragsverarbeiter ist Devid Demetz, Larciunei 46, 39048 Selva di Val Gardena (BZ), Italien (AlpacaKeep). Ein Mitglied, das diesen Vertrag für einen Betrieb annimmt, bestätigt seine Befugnis, den Kunden zu binden.

Dieser Vertrag gilt ab Annahme der Nutzungsbedingungen, die ihn einbeziehen, und solange AlpacaKeep personenbezogene Kundendaten verarbeitet. Er erfüllt das Schriftformerfordernis des Art. 28 DSGVO und gilt neben den Nutzungsbedingungen. Begriffe der DSGVO haben hier dieselbe Bedeutung. Gilt für die Verarbeitung des Kunden die UK GDPR, umfassen Verweise auf die DSGVO in diesem Vertrag die entsprechenden Vorschriften der UK GDPR und des Data Protection Act 2018, und dieser Vertrag ist zugleich der nach Art. 28 UK GDPR erforderliche Vertrag. Hat der Kunde seinen Sitz in Neuseeland oder Australien, regelt dieser Vertrag auch, zu welchen Bedingungen AlpacaKeep die Daten des Kunden für ihn speichert.

2. Einzelheiten der Verarbeitung

Die AlpacaKeep anvertraute Verarbeitung umfasst:

• Gegenstand: Betrieb des AlpacaKeep-Herdenmanagementdienstes und der Funktionen, die der Kunde nutzt.
• Dauer: Die Laufzeit des Kontos und die in Abschnitt 9 beschriebenen Löschfristen, soweit keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Art und Zweck: Betriebsdaten hosten, ordnen, abrufen, anzeigen, exportieren, sichern und löschen; sie berechtigten Betriebsmitgliedern bereitstellen; auf Anforderung mit KI eine Urkunde lesen und einen Pedigree-Entwurf zur menschlichen Prüfung erstellen; und für einen Betrieb im geschlossenen Test von „Frag deine Herde“ mit KI die Frage eines berechtigten Nutzers aus lesenden Abfragen der Aufzeichnungen dieses Betriebs beantworten, mit optionaler Websuche, die nur auf der Frage und dem Land des Betriebs beruht. Die KI bestätigt nicht die Echtheit der Urkunde und speichert oder ändert ohne Nutzerhandlung keine Betriebsdaten.
• Arten personenbezogener Daten: Namen und Kontaktdaten von Betriebsmitgliedern; Kontakte, Züchter, frühere Eigentümer, Käufer, Verkäufer, Tierärzte und Lieferanten; Korrespondenz und Notizen; Finanzdaten; Fotos, Unterschriften und Dokumente; Urkundenbilder oder PDF-Dateien; Tier- und Vorfahrenkennungen mit Personenbezug; von Nutzern eingegebene Fragen und die dazu erzeugten Antworten; sowie Sicherheits-, Support- und Audit-Metadaten.
• Betroffene Personen: Der Kunde, Betriebsmitglieder, Beschäftigte und Auftragnehmer sowie vom Kunden erfasste Personen wie Züchter, Eigentümer, Käufer, Verkäufer, Tierärzte, Lieferanten und weitere Kontakte.

3. Dokumentierte Weisungen

AlpacaKeep verarbeitet personenbezogene Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Dazu gehören die Nutzungsbedingungen, dieser Vertrag, Einstellungen, Supportanfragen und Handlungen berechtigter Nutzer. Die Weisung zur Nutzung einer Funktion umfasst die hierfür angemessen erforderliche Verarbeitung und die in diesem Vertrag beschriebenen Übermittlungen.

AlpacaKeep informiert den Kunden vor einer Verarbeitung, die durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats oder, soweit die UK GDPR gilt, durch das Recht des Vereinigten Königreichs vorgeschrieben ist, soweit das Gesetz die Information nicht verbietet. AlpacaKeep weist den Kunden unverzüglich darauf hin, wenn eine Weisung gegen Datenschutzrecht zu verstoßen scheint, und darf sie bis zur Klärung aussetzen.

Bittet der Kunde AlpacaKeep um Hilfe, kann ein berechtigter Nutzer, der das Team des Betriebs verwaltet (der Inhaber oder ein Mitbesitzer), AlpacaKeep für einen begrenzten Zeitraum (3, 7, 14 oder 30 Tage) und in einer vom Kunden gewählten Stufe Support-Zugriff auf den Betrieb geben; einen Zugriff, der Finanzdaten und Einstellungen umfasst, kann nur der Inhaber geben. AlpacaKeep kann um einen solchen Zugriff bitten, greift auf einen Betrieb aber erst zu, wenn ein berechtigter Nutzer dieses Betriebs es erlaubt. Das Geben oder Erlauben des Zugriffs ist eine dokumentierte Weisung im Sinne dieses Abschnitts und wird mit der Person, die ihn gegeben hat, der Stufe und seinem Ende gespeichert. AlpacaKeep nutzt den Zugriff nur für das, worum der Kunde gebeten hat, und über ein eigenes Support-Konto, das mit einem zweiten Anmeldefaktor geschützt ist; der Zugriff endet von selbst zum angezeigten Datum, jeder berechtigte Nutzer, der das Team verwaltet, kann ihn früher beenden, und jede Handlung im Rahmen des Zugriffs erscheint im Aktivitätsprotokoll des Betriebs unter „AlpacaKeep-Support“. Der Support-Zugriff erlaubt AlpacaKeep nie, das Team des Betriebs zu ändern, im Namen des Kunden eine Einwilligung oder Genehmigung zu erteilen, Daten des Kunden zu veröffentlichen oder Inhaber des Betriebs zu werden.

Bittet der Kunde AlpacaKeep schriftlich, die Daten des Betriebs aus einem anderen System oder aus Dateien, die der Kunde sendet, zu übernehmen, ist diese schriftliche Bitte eine dokumentierte Weisung für diesen Import: AlpacaKeep importiert nur die dafür gesendeten Daten, nur in diesen Betrieb, und teilt dem Kunden mit, wann der Import abgeschlossen ist. Erfolgt der Import über den Support-Zugriff, gilt zusätzlich der vorige Absatz.

3b. „Frag deine Herde“: Lesen der Fragen des Betriebs, mit Genehmigung des Kunden

Wenn der Inhaber oder ein Mitbesitzer des Kunden auf der Seite von „Frag deine Herde“ das Teilen für den Betrieb erlaubt, erteilt der Kunde AlpacaKeep die konkrete Genehmigung, gespeichert mit der Person, die sie erteilt hat, dem Zeitpunkt und dem angezeigten Wortlaut, die Fragen, die die berechtigten Nutzer des Betriebs ab dann stellen, und ihre Antworten zu lesen, für den eigenen Zweck von AlpacaKeep, falsche Antworten zu finden und die Funktion zu verbessern. Für diese Nutzung ist AlpacaKeep selbst Verantwortlicher, nicht Auftragsverarbeiter des Kunden (Art. 28 Abs. 10 DSGVO). Solange das Teilen erlaubt ist, weist AlpacaKeep die anderen berechtigten Nutzer des Betriebs auf der Seite von „Frag deine Herde“ darauf hin, dass der Betrieb seine Fragen teilt. Die Genehmigung gilt nur, solange die Person, die sie erteilt hat, Inhaber oder Mitbesitzer des Betriebs ist.

Für diese Nutzung wird AlpacaKeep:

• eine geteilte Frage nur lesen, solange sie aufbewahrt wird (30 Tage), ohne dass der Name des Betriebs oder die Identität des Nutzers angezeigt wird, und jedes Öffnen der geteilten Fragen in seinem Zugriffsprotokoll festhalten;
• geteilte Fragen nicht zum Training von Modellen für maschinelles Lernen nutzen, nicht weitergeben oder verkaufen und nicht aus dem Dienst kopieren, es sei denn, Namen und alles, was den Betrieb erkennen lässt, wurden zuvor entfernt;
• jede Entscheidung des Kunden mit der Person, die sie getroffen hat, dem Zeitpunkt und der Version des angezeigten Wortlauts festhalten.

Der Kunde kann die Genehmigung jederzeit widerrufen: indem er das Teilen auf der Seite von „Frag deine Herde“ ausschaltet, womit jedes Lesen nach diesem Abschnitt sofort endet, oder schriftlich gegenüber AlpacaKeep, das es dann unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Werktagen, ausschaltet. Ab dann liest AlpacaKeep keine Frage des Betriebs mehr nach diesem Abschnitt, es sei denn, die Genehmigung wird erneut erteilt, und dann nur Fragen, die danach gestellt werden.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

AlpacaKeep stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und nur bei Bedarf zugreifen. Zu den risikogerechten Maßnahmen gehören:

• Verschlüsselung bei der Übertragung mit TLS und Verschlüsselung ruhender Daten durch die Hostinganbieter.
• Mandantentrennung durch Sicherheit auf Datenbankzeilenebene und Betriebsrollen.
• Ausschließlich serverseitige Speicherung privilegierter Anbieterschlüssel und beschränkter administrativer Zugriff.
• Protokollierung, Überwachung, geprüfte Löschabläufe und ein Verfahren für Sicherheitsvorfälle.
• Für den Dienst angemessene Sicherungen, Änderungskontrolle, Abhängigkeitsprüfung und Wiederherstellungsverfahren.
• Regelmäßige Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Kosten, Verarbeitungskontext und Risiko.

Aktuelle Sicherheitsmaßnahmen und die Richtlinie zur verantwortungsvollen Meldung lesen.

5. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt AlpacaKeep die allgemeine schriftliche Genehmigung, die auf der öffentlichen Seite Auftragsverarbeiter genannten Unterauftragsverarbeiter für die dort beschriebenen Zwecke einzusetzen. Die Liste umfasst Anthropic Ireland, Limited für die Claude API. Anthropic erhält Urkundeninhalte nur, wenn der KI-Leser aktiviert ist und ein berechtigter Nutzer ein Dokument einreicht, und Aufzeichnungen eines Betriebs für „Frag deine Herde“ nur, solange dieser Betrieb am geschlossenen Test teilnimmt und ein berechtigter Nutzer eine Frage stellt. Für einen solchen Betrieb ist die schriftliche Zustimmung des Inhabers zur Teilnahme am Test zugleich die gesonderte schriftliche Genehmigung des Kunden, dass Anthropic die Aufzeichnungen des Betriebs zu diesem Zweck verarbeitet. Anthropic setzt nach seinem Datenverarbeitungszusatz eigene Unterauftragsverarbeiter ein, auch für die Websuche; Anthropic veröffentlicht und ändert diese Liste nach seinen eigenen Ankündigungsbedingungen, und die Seite Auftragsverarbeiter verweist darauf.

AlpacaKeep informiert Kunden mit aktivem Konto mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail, bevor ein Unterauftragsverarbeiter, der personenbezogene Kundendaten verarbeitet, neu eingesetzt oder ersetzt wird. Die Mitteilung nennt Anbieter, Tätigkeit und Ort. Der Kunde kann in dieser Frist aus angemessenen Datenschutzgründen widersprechen. AlpacaKeep sucht eine zumutbare Alternative. Ist keine verfügbar, kann der Kunde die Nutzung der betroffenen Funktion einstellen oder den betroffenen Dienst kündigen und erhält vorausbezahlte Entgelte für den ungenutzten Zeitraum anteilig zurück.

AlpacaKeep verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter schriftlich zu dem nach dem anwendbaren Datenschutzrecht erforderlichen Schutz und bleibt dem Kunden gegenüber für die übertragenen Pflichten verantwortlich.

Aktuelle Unterauftragsverarbeiter, Orte, Zwecke und Übermittlungsgarantien ansehen.

6. Internationale Übermittlungen

Die primären Anwendungsdaten werden in Frankfurt am Main gespeichert. Verarbeitet ein Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Kundendaten außerhalb des EWR, nutzt AlpacaKeep einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eine andere auf der Seite Auftragsverarbeiter genannte rechtmäßige Garantie. Soweit die UK GDPR gilt, erlaubt das britische Recht die Speicherung personenbezogener Kundendaten im EWR; für eine Übermittlung außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR stützt sich AlpacaKeep auf britische Angemessenheitsregelungen, das britische International Data Transfer Addendum zu den Standardvertragsklauseln, das britische International Data Transfer Agreement oder eine andere nach der UK GDPR zulässige Garantie.

Die Claude API speichert den Inhalt jeder KI-Anfrage (eine eingereichte Urkunde oder eine Frage mit den dafür abgefragten Aufzeichnungen) in den Vereinigten Staaten und kann ihn in jeder von Anthropic genutzten Region verarbeiten. Anthropic verarbeitet diese Inhalte nach seinem Datenverarbeitungszusatz, der die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission) enthält. Websuchen für „Frag deine Herde“ führen Unterauftragsverarbeiter von Anthropic in den Vereinigten Staaten durch. Die Claude API bietet keine EU-Datenresidenz. Bevor AlpacaKeep eine ausschließlich in der EU erfolgende KI-Verarbeitung zusagt, wechselt AlpacaKeep zu einem Zugang mit EU-Datenresidenz.

Ist der Kunde in einem Land ohne Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission niedergelassen, etwa in Australien, werden die mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln, Modul vier (Übermittlung vom Auftragsverarbeiter an den Verantwortlichen), in diesen Vertrag einbezogen, soweit AlpacaKeep dem Kunden personenbezogene Kundendaten bereitstellt; AlpacaKeep ist Datenexporteur, der Kunde Datenimporteur. Für diese Klauseln wird Anhang I durch die Parteien in Abschnitt 1 und die Angaben in Abschnitt 2 dieses Vertrags ausgefüllt, die Übermittlung erfolgt fortlaufend, solange das Konto des Kunden besteht, und besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht übermittelt; die fakultative Klausel 7 gilt nicht; nach Klausel 17 unterliegen die Klauseln italienischem Recht, und nach Klausel 18 werden Streitigkeiten aus ihnen von den Gerichten Italiens entschieden.

7. Unterstützung des Kunden

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen unterstützt AlpacaKeep den Kunden angemessen bei:

• Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Export personenbezogener Kundendaten sowie Widersprüchen.
• Sicherheitspflichten nach Art. 32 DSGVO und Pflichten bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten nach Art. 33 und 34.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation nach Art. 35 und 36.
• Informationen, die der Kunde angemessen benötigt, um die Einhaltung von Art. 28 nachzuweisen.

8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

AlpacaKeep informiert den Kunden unverzüglich, nachdem AlpacaKeep von einer Verletzung mit Bezug zu personenbezogenen Kundendaten Kenntnis erlangt hat. Die Mitteilung enthält die bekannten Angaben zu Art und Umfang, wahrscheinlichen Folgen, ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Kontaktstelle. Fehlende Angaben können schrittweise nachgereicht werden.

AlpacaKeep unternimmt angemessene Schritte zur Eindämmung, Untersuchung und Behebung. Der Kunde entscheidet, ob und wie eine Aufsichtsbehörde oder betroffene Personen zu informieren sind; AlpacaKeep leistet die oben beschriebene Unterstützung.

9. Rückgabe, Export und Löschung

Der Kunde kann unterstützte Betriebsdaten während der Kontolaufzeit exportieren. Nach Kontolöschung löscht AlpacaKeep personenbezogene Kundendaten nach der angegebenen Frist von 30 Tagen und weist seine Unterauftragsverarbeiter an, die Daten je nach Sachlage zu löschen oder zurückzugeben, soweit Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats oder, soweit die UK GDPR gilt, das Recht des Vereinigten Königreichs keine Aufbewahrung verlangt. Finanz- und Auditdaten werden nur für die anwendbare gesetzliche Dauer mit beschränktem Zugriff aufbewahrt.

Hochgeladene Dokumente bleiben gespeichert, bis der Kunde sie oder das Konto löscht. Nicht angewandte KI-Vorschläge und Problemdaten verfallen nach 30 Tagen. Einzelheiten angewandter Vorschläge werden nach 90 Tagen entfernt; die minimale Audit-Verknüpfung bleibt. Fragen an „Frag deine Herde“ und ihre Antworten sind nur für den fragenden Nutzer sichtbar und für AlpacaKeep nur, wenn der Kunde es erlaubt (Abschnitt 3b). Sie werden nach 30 Tagen gelöscht, oder früher, wenn dieser Nutzer sie löscht; ein Datensatz ohne sie wird 180 Tage später gelöscht. Die Aufbewahrung beim Anbieter richtet sich nach den auf der Seite Auftragsverarbeiter genannten Bedingungen: Anthropic löscht Eingaben und Ausgaben der API innerhalb von 30 Tagen und darf nach seiner Nutzungsrichtlinie markierte Inhalte bis zu 2 Jahre aufbewahren.

10. Informationen und Prüfungen

AlpacaKeep stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags angemessen erforderlich sind. Dazu gehören einschlägige Richtlinien und unabhängige Anbieterberichte, die AlpacaKeep weitergeben darf.

Der Kunde kann mit angemessener Vorankündigung höchstens einmal in zwölf Monaten eine Prüfung verlangen, außer eine Verletzung, eine Aufforderung der Aufsichtsbehörde oder ein begründetes Bedenken hinsichtlich der Einhaltung dieses Vertrags rechtfertigt eine weitere Prüfung. Prüfungen müssen andere Kunden, Sicherheit und vertrauliche Informationen schützen und vorhandene Berichte nutzen, bevor eine Inspektion verlangt wird.

11. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für seine Pflichten als Verantwortlicher zuständig und verpflichtet sich:

• Eine Rechtsgrundlage für die in AlpacaKeep eingestellten personenbezogenen Daten zu haben und die Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zu erteilen.
• Rechtmäßige, klare Weisungen zu geben und für die Herdenverwaltung unnötige Daten zu vermeiden.
• Betriebsmitglieder zu berechtigen, Zugangsdaten zu schützen und Berechtigungen passend einzurichten.
• Anfragen betroffener Personen und der Aufsichtsbehörden zu beantworten, für die der Kunde zuständig ist.

12. Laufzeit, Vorrang und Änderungen

Dieser Vertrag endet, wenn AlpacaKeep alle nach Abschnitt 9 zu löschenden personenbezogenen Kundendaten gelöscht hat. Pflichten, die ihrer Natur nach fortgelten, bleiben wirksam.

Widerspricht dieser Vertrag den Nutzungsbedingungen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten, hat dieser Vertrag Vorrang. Zwingendes Datenschutzrecht hat Vorrang vor beiden.

Wesentliche Änderungen folgen dem Mitteilungsverfahren der Nutzungsbedingungen. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern folgen Abschnitt 5. Es gelten die Rechtswahl und Gerichtsstandsregeln der Nutzungsbedingungen, ohne Rechte nach anwendbarem Datenschutzrecht einzuschränken.

13. Datenschutzkontakt

Fragen, Weisungen und Prüfungsanfragen zu diesem Vertrag senden Sie an privacy@alpacakeep.com.