AlpacaKeepStell dir dein Erfassungssystem von gerade eben vor. Eine Tafel im Stall mit halb verwischten Notizen, eine Küchenschublade voller Tierarztquittungen und ein Datum, das du ziemlich sicher weißt, aber nicht beschwören würdest. Das geht gut, bis ein Käufer nach der vollständigen Vorgeschichte eines Tieres fragt, eine Kontrolle deine Arzneimittelbelege sehen will oder du dich schlicht nicht erinnerst, welche Cria als Nächstes zur ersten Impfung muss.
Alpakas sind stoisch. Sie verbergen Probleme, bis es ernst wird. Eine Aufzeichnung, die du nicht geführt hast, ist genau dieses stille Risiko: ein Problem, das du nicht kommen siehst. Ein Alpaka Bestandsregister richtig zu führen ist kein Selbstzweck. Es geht darum, ein System aufzubauen, das nicht zusammenbricht, sobald du über eine Handvoll Tiere hinauswächst.
Dieser Ratgeber zeigt, was du erfasst, wie du ein System aufsetzt, das mitwächst, den ehrlichen Vergleich zwischen Papier, Tabelle und App, und wie lange du deine Unterlagen in deinem Land aufbewahren musst. Für die eigentlichen Behandlungspläne (was wann gegeben wird) verweist dieser Ratgeber auf die eigenen Plan-Ratgeber. Hier geht es ums Erfassen.
Das absolute Minimum (hier anfangen)
Wenn du zwei oder drei Tiere hältst und sonst nichts machst, erfasse diese fünf Dinge. Das ist die Grundlage, die jeder braucht. Alles Weitere baut darauf auf.
- Identifikation: Mikrochipnummer, Name, Geburtsdatum, Geschlecht und Eltern jedes Tieres.
- Verabreichte Medikamente: jede Behandlung, mit Datum und dem Ende der Wartezeit für Fleisch und Milch.
- Geburten: Datum, Mutter, Vater und Geburtsgewicht in Kilogramm.
- Bewegungen vom Hof: alles, was den Hof verlässt, und warum.
- Geld: was du für jedes Tier bezahlt und wofür du es verkauft hast.
Hast du diese fünf zuverlässig erfasst, deckst du genau die Aufzeichnungen ab, die die meisten Länder gesetzlich verlangen und die meisten Käufer sehen wollen. Die volle Sechs-Bereiche-Checkliste unten ergänzt die Tiefe für eine wachsende Herde, Schicht für Schicht.
Warum überhaupt: Unterlagen sind ein Wert, kein Papierkram
Gute Unterlagen zahlen sich auf drei konkrete Arten aus.
Du erkennst Probleme früh. Eine stoische Art verbirgt Krankheit, also ist eine Zahl auf dem Blatt oft deine früheste Warnung. Ein Gewichts- und Konditionsverlauf, der absinkt, oder dasselbe Problem, das bei einem Tier Jahr für Jahr wiederkehrt, zeigt sich in deinem Register lange bevor es sich an der Haltung des Tieres zeigt.
Du verkaufst mit Sicherheit. Der Moment, in dem ein Käufer die vollständige medizinische und züchterische Vorgeschichte eines Tieres sehen will, ist der Moment, in dem sich deine Unterlagen auszahlen. Eine saubere Vorgeschichte pro Tier ist beim Verkauf echtes Geld wert. Ein Schulterzucken und eine Schätzung sind es nicht.
Du bleibst bei der Kontrolle auf der sicheren Seite. In den meisten Regionen sind Arzneimittel- und Bewegungsaufzeichnungen Pflicht, nicht freiwillig. Wenn das Veterinäramt sagt "zeig her", muss die Antwort eine Aufzeichnung sein, kein Gedächtnis.
Eine fehlende Aufzeichnung ist ein stilles Risiko, genau wie ein Alpaka, das Schmerzen verbirgt. Du bemerkst die Lücke erst, wenn sie schon ein Problem ist.
Was jeder Alpakahalter erfassen sollte (die Master-Checkliste)
Denk an deine Unterlagen als sechs Bereiche. Jeder hat eine knappe Liste von Feldern. Die Regel ist für jeden Bereich dieselbe: erfasse das Feld, verstehe, warum es wichtig ist, und verlinke auf den eigenen Ratgeber, wenn du die Anleitung in der Tiefe willst. Dieser Ratgeber erfasst die Zahlen. Er erklärt nicht die Behandlungspläne.
1. Identifikation und Registrierung
Das ist das Rückgrat von allem. Stimmt die Identität, kann jede andere Aufzeichnung daran hängen.
Erfasse pro Tier:
- Name sowie Herden- oder Zuchtname
- Mikrochipnummer und das Datum, an dem er gelesen oder gesetzt wurde
- Geburtsdatum, Geschlecht und Farbe
- Mutter und Vater (Name und Kennung)
- Registriernummer, falls das Tier registriert ist
- Jede offizielle Bestands- oder Betriebsnummer, die deine Region verlangt
Der Mikrochip ist deine praktische Hauptkennung, weil er sich nie ändert und schwer zu verwechseln ist. Ob ein Mikrochip gesetzlich vorgeschrieben ist, hängt vom Land ab (siehe die Hinweise zu Anmeldung und Aufbewahrung weiter unten). Für die Zuchtbuch-Registrierung mehrerer Verbände ist er Pflicht, aber das ist Verbandsregel, kein Gesetz, das allein durch den Besitz eines Alpakas gilt. Für die Tiefe zu Abstammung, Gründerlinien und Inzucht siehe den Ratgeber zur Alpaka-Abstammung.
2. Gesundheit und Medikamente
Das ist der Bereich, den die meisten Regionen gesetzlich verlangen, und der, der am ehesten kontrolliert wird. Behandle ihn als nicht verhandelbar.
Erfasse für jede Behandlung das Feld, keinen empfohlenen Plan:
- Datum sowie das behandelte Tier oder die Tiere
- Was verabreicht wurde, die Dosis und der Verabreichungsweg
- Wer es verabreicht hat (auch ein externer Tierarzt namentlich)
- Chargennummer
- Das Ende der Wartezeit für Fleisch und Milch
Führe neben den Behandlungen ein laufendes Haltungsjournal: Gewicht, Body-Condition-Score (nur die Zahl, als Spalte erfasst), Zehennägel-Schneiden, Zahnkontrollen, Schurdaten, Tierarztbesuche und Ergebnisse der Kotuntersuchung (nur der Ergebniswert). Das sind Felder zum Erfassen, keine Zahlen, die hier gedeutet werden.
Das Datum der Wartezeit ist das, was du genau richtig führen musst, denn es ist die Aufzeichnung, die ein behandeltes Tier aus der Lebensmittelkette hält, bis es sicher ist. Trage sie so ein, wie dein Tierarzt sie festlegt. Für die eigentlichen Pläne siehe den Alpaka-Impfplan und den Alpaka-Entwurmungsplan.
3. Zucht und Cria
Zuchtaufzeichnungen schärfen jede Entscheidung, die du in der nächsten Saison triffst. Erfasse die Bedeckung und das Ergebnis.
Erfasse pro Bedeckung:
- Mutter, Deckhengst und Deckdatum
- Ergebnisse der Spuckprobe oder Deckbereitschaftsprüfung
- Datum und Ergebnis von Ultraschall oder Trächtigkeitsfeststellung
- Voraussichtlicher Geburtstermin
Erfasse pro Cria:
- Geburtsdatum und Uhrzeit
- Geburtsgewicht in Kilogramm, Geschlecht und Vitalität bei der Geburt
- Ob Kolostrum oder Plasma gegeben wurde
- Mutter und Vater sowie die Mikrochipnummer, sobald gesetzt
- Absetzdatum und Absetzgewicht in Kilogramm
Ein praktischer Grund für eine Vorgeschichte pro Muttertier: Die Tragzeit eines einzelnen Muttertiers wiederholt sich tendenziell von Jahr zu Jahr. Hast du erst ein paar ihrer Geburten erfasst, schärft ihr eigenes Muster den Termin im nächsten Jahr besser als jeder allgemeine Wert. Für die Haltungstiefe siehe den Ratgeber zur Alpaka-Geburt und den Cria-Watch-Rechner.
4. Faseraufzeichnungen
Wenn die Faser der Grund ist, warum du Alpakas hältst, sagt dir dieser Bereich, ob deine Zucht tatsächlich wirkt.
Erfasse pro Schur:
- Schurdatum und Vliesgewicht in Kilogramm
- Mittlerer Faserdurchmesser in Mikron
- Standardabweichung (SD) und Variationskoeffizient (CV)
- Komfortfaktor
- Stapellänge in Zentimetern
Der Grund, es jedes Jahr zu erfassen, ist einfach: Es ist der einzige ehrliche Weg zu sehen, ob die Feinheit über die Herde hinweg mit der Zeit besser wird, statt nur zu hoffen. Dieser Bereich erfasst die Zahlen. Wie du einen Faserbericht liest und was die Klassen bedeuten, steht im Ratgeber zu Alpaka-Faserklassen.
5. Finanzen
Geldaufzeichnungen beantworten eine Frage, die nichts anderes kann: Trägt sich dieses Tier selbst?
Erfasse:
- Anschaffungskosten pro Tier (Kaufpreis und Verkäufer)
- Einnahmen pro Tier (Verkaufspreis und Käufer)
- Laufende Ausgaben (Futter, Tierarzt, Schur, Deckgebühren)
- Einnahmen aus Deckdiensten
Halte es wo möglich pro Tier. Nur so siehst du, welche Tiere ihren Unterhalt verdienen, und es fließt direkt in deine Steuererklärung. Für das größere Bild zu Margen und ob sich eine Herde rechnet, siehe Rechnen sich Alpakas. Hier keine Rentabilitätsrechnung, nur das Hauptbuch.
6. Bewegungen und Verkäufe
Dieser Bereich ist kurz, aber in mehreren Ländern rechtlich wichtig.
Erfasse pro Vorgang:
- Datum und Tier
- Von welchem Betrieb und zu welchem Betrieb
- Grund (Verkauf, Pension, Schau, Deckbesuch, Schlachtung)
- Angaben zu Käufer oder Verkäufer
Warum es zählt: Mehrere Länder verlangen gesetzlich, dass Bewegungen von Kameliden erfasst oder gemeldet werden, darunter Italien (in die BDN), die Schweiz (die TVD) und Deutschland (HI-Tier und das Bestandsregister). Die Details je Land stehen im Aufbewahrungs-Abschnitt unten.
So baust du ein System, das wirklich mitwächst
Die Struktur zählt mehr als das Werkzeug. Stimmt die Form, hält jedes Werkzeug sie.
Eine Zeile pro Tier ist das Rückgrat. Denk an eine Krankenakte: Jedes Tier hat eine Stammzeile, und jeder datierte Vorgang (eine Behandlung, eine Wägung, eine Schur, ein Verkauf) hängt daran. Die Mikrochipnummer ist der stabile Schlüssel, der einen Vorgang dem richtigen Tier zuordnet, denn Namen und Ohrmarken können sich ändern, der Chip nicht.
Schreib es einmal auf, im Feld, am selben Tag. Der häufigste Weg, wie Daten verrotten, ist die Doppelerfassung: eine Notiz, im Stall auf Papier gekritzelt, die nie übertragen wird. Wähl eine Methode, die du wirklich durchhältst, und erfasse direkt dort hinein.
Klein, aber konsequent anfangen. Ein Hobby-Setup mit drei Tieren und ein Betrieb mit dreißig brauchen dieselben Felder, nur mehr Zeilen. Aufwendig, aber aufgegeben verliert jedes Mal gegen einfach, aber zuverlässig.
Ein Wort in die andere Richtung: Übertreib es nicht beim Erfassen. Ein Halter mit drei Tieren, der Histogramme der Faser-CV zeichnet, löst ein Problem, das er noch gar nicht hat. Erfasse erst das absolute Minimum zuverlässig. Füge Tiefe nur hinzu, wenn die Herde und deine Zeit es tragen.
Papier, Tabelle oder App: ein ehrlicher Vergleich
Es gibt hier keine einzige richtige Antwort. Jede Option ist in etwas wirklich gut, und jede hat eine echte Grenze. Geh von dem aus, was zu deiner tatsächlichen Arbeitsweise passt.
In der Praxis starten viele Halter auf Papier oder mit einer Tabelle und wechseln, wenn Erinnerungen und Wartezeit-Verfolgung wichtiger werden als Flexibilität. Wenn du deine Unterlagen schon in einer Tabelle führst und diese Daten in etwas mit Erinnerungen überführen willst, ist dieser Umzug eine eigene Aufgabe (siehe Wechsel von Tabellen).
Wie lange musst du Alpaka-Unterlagen aufbewahren?
Zuerst die Faustregel: Bewahre Arzneimittel- und Bewegungsaufzeichnungen mindestens 5 Jahre auf und Finanz- und Steuerunterlagen so lange, wie es dein Land am längsten verlangt, oft länger. Die Fristen beginnen meist zum Jahresende, nicht am Tag des Eintrags.
Die Details hängen vom Land ab und davon, ob deine Tiere als lebensmittelliefernd gelten. Die Tabelle unten ist eine kompakte Referenz. Lies die Zeile deines eigenen Landes und übertrage keine Zahl eines Landes auf ein anderes.
Ein paar Hinweise in Klartext, denn die dichten Begriffe verdienen es, vorgestellt zu werden, bevor sie benannt werden. Welche Anmeldung dein Land tatsächlich verlangt und wie du sie erledigst, steht ausführlich im Ratgeber Muss ich meine Alpakas anmelden?.
Die Arzneimittel-Regel ist die Konstante. In der gesamten EU muss jeder, der lebensmittelliefernde Tiere hält, Tierarzneimittel-Belege (Kauf- und Anwendungsnachweis) mindestens 5 Jahre nach einer Behandlung aufbewahren, auch wenn das Tier seither abgegeben, geschlachtet wurde oder verendet ist. Das ergibt sich aus der EU-Tierarzneimittel-Verordnung (Verordnung 2019/6, Artikel 108) und ihren nationalen Umsetzungen, in Deutschland dem Tierarzneimittelgesetz (TAMG). Die Belege dürfen elektronisch sein, müssen aber dauerhaft und für die Kontrolle verfügbar sein.
Deutschland. Melde deinen Bestand beim Veterinäramt und bei der Tierseuchenkasse an (die dir eine Registriernummer ausstellt) und führe ein Bestandsregister nach der Viehverkehrsverordnung (die Halterpflicht für Kameliden steht in § 26 mit Verweis auf § 25). Geburten und Bewegungen meldest du in die Datenbank HI-Tier (HIT), in der Regel binnen 7 Tagen. Das Bestandsregister selbst musst du 3 Jahre aufbewahren (§ 25 Abs. 3 ViehVerkV), wobei die Frist zum Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung beginnt. Seit dem 1. Januar 2025 werden Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahrt (vorher 10), während andere Handelsbücher bei 10 bleiben. Weil das Festsetzungsfenster bei Steuerhinterziehung weiterhin 10 Jahre umfasst, bewahren viele Berater sicherheitshalber alles 10 Jahre auf.
Österreich. Melde den Bestand binnen 7 Tagen nach Beginn der Kamelidenhaltung über das Veterinärinformationssystem (das VIS) bei der Bezirksverwaltungsbehörde. Meldepflichtige Tierseuchen sind anzuzeigen. Zucht- und Eigentumsdaten liegen beim Lama und Alpaka Register Austria. Geschäfts- und Steuerunterlagen werden in der Regel 7 Jahre aufbewahrt (§ 132 BAO), Frist ab Jahresende.
Schweiz. Die Schweiz ist nicht in der EU, klär die Einzelheiten also mit Identitas und dem Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (dem BLV) ab. Betriebe mit Klauentieren, darunter Alpakas und Lamas, melden sich in der Tierverkehrsdatenbank (der TVD, geführt von Identitas AG für das Bundesamt für Landwirtschaft) an und erhalten eine TVD-Nr.; Geburten, Zugänge, Abgänge und Todesfälle meldest du über agate.ch. In der Schweiz nach dem 1. November 2022 geborene Kameliden müssen mit einem Mikrochip gekennzeichnet sein. Geschäftsunterlagen werden 10 Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f, ab Ende des Geschäftsjahres).
Italien. Jeder Betrieb, der Kameliden hält, muss in der nationalen Tierdatenbank (der Anagrafe Zootecnica, oder BDN) registriert sein. Seit dem 17. April 2021 müssen Bewegungen von Kameliden zu oder von Betrieben oder zur Schlachtung in der BDN erfasst werden (das Modello 4 telematico, elektronisch erfasst statt als altes Papierformular). Ab dem 1. Januar 2026 ist eine abgeschlossene Erstausbildung Voraussetzung für die Registrierung von Betreibern und Tätigkeiten in der BDN. Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen werden 10 Jahre nach Art. 2220 Codice Civile aufbewahrt, die Frist läuft ab der letzten Eintragung.
Außerhalb des deutschsprachigen Raums und Italiens gelten eigene Regeln. Im Vereinigten Königreich brauchen Kameliden weder eine Bewegungslizenz noch in den meisten Fällen eine CPH-Nummer oder ein Bestandsregister, ein echter Unterschied zu Rind und Schaf; die 5-Jahres-Regel für Arzneimittel gilt trotzdem. In den USA gibt es kein bundesweites Alpaka-Register, die Zuchtregistrierung läuft privat über die Alpaca Owners Association (AOA, früher das Alpaca Registry, ARI), und die Vorgaben zu Standortkennung und Bewegung setzen Bundesstaat und USDA, also frag deine zuständige Landwirtschaftsbehörde. In Australien läuft die Rückverfolgbarkeit über das NLIS mit einem Property Identification Code (PIC), derzeit freiwillig für Alpakas, aber tendenziell auf eine Pflichtkennzeichnung zulaufend; prüf den aktuellen Stand auf alpaca.asn.au.
Geprüft 2026. Dies ist keine Rechtsberatung. Aufbewahrungsregeln ändern sich und hängen vom Land sowie vom Status als lebensmittellieferndes Tier ab. Bestätige die aktuellen Anforderungen bei deiner zuständigen nationalen Behörde, bevor du dich auf diese Zahlen verlässt.
Weg von der Stalltafel
Das Schwerste an Unterlagen ist nie das Aufschreiben. Es ist das Erinnern: welche Cria als Nächstes acht Wochen alt wird, welches Muttertier wann gebärt, welches Tier noch in einer Wartezeit steckt und noch nicht verkauft werden darf. Genau diese Last nimmt dir ein echtes System ab.
Genau dafür wird AlpacaKeep gebaut. Es ist eine moderne Web-App (keine Installation, läuft auf jedem Gerät), aufgebaut auf einem echten Alpakahof in Gröden, Südtirol. Die Idee ist einfach: eine Aufzeichnung pro Tier, jede Behandlung, Wägung und jeder Verkauf hängt ein Leben lang daran, sodass die Vorgeschichte immer da ist, wenn ein Käufer oder Tierarzt fragt. Trägst du eine Behandlung ein, erfasst die App das Ende der Wartezeit und markiert das Tier. Wartezeiten sind ein Ausgangspunkt, deshalb bittet die App dich, sie für deine Medikamente und deine Region mit deinem Tierarzt zu bestätigen, statt ein Verkaufsdatum zu erfinden.
AlpacaKeep ist noch nicht live. Zum Start wird es für bis zu 8 Tiere kostenlos sein, mit Platz für mehrere Nutzer auf einem Hof, gehostet in der EU. Wenn das nach dem Upgrade klingt, das deine Stalltafel braucht, trag dich in die Early-Access-Liste ein. In der Zwischenzeit ist die Sechs-Bereiche-Checkliste oben etwas, woraus du dir heute schon dein eigenes Bestandsbuch oder deine Tabelle bauen kannst. Fang mit dem absoluten Minimum an, halte es konsequent durch und lass die Tiefe mit deiner Herde wachsen.